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Come segnalato di recente, il 16 novembre a Torino si terrà la nona sezione del workshop “Il documento elettronico”, appuntamento annuale promosso dalla sezione regionale locale di Anai, dedicato quest’anno alle criticità organizzative, infrastrutturali e tecnologiche della conservazione digitale.

Presentando l’evento su Agenda Digitale, Mariella Guercio ne ha approfittato per fare una riflessione sulla necessità di allargare il dibattito, e soprattutto la consapevolezza su questi argomenti oltre le sole cerchie degli addetti ai lavori.

La tesi della Guercio è che a fronte di uno scambio sempre più maturo e articolato tra archivisti, informatici e ingegneri, testimoniato per l’appunto dalla organizzazione di svariati eventi ed iniziative formative in materia, in altri ambiti, e in particolar modo tra i principali produttori di patrimoni digitali, su tutti pubbliche e amministrazioni e imprese, non sempre si riscontra la stessa capacità di riconoscere l’importanza strategica della conservazione digitale.

Non si può negare che le comunità di pratiche (archivisti, informatici, ingegneri) non si siano preoccupati da tempo e continuino a preoccuparsi degli interventi necessari ad assicurare il futuro digitale delle nostre memorie, organizzando confronti tra conservatori italiani e stranieri e, soprattutto, interrogando con domande pesanti gli operatori del settore (aziende che sviluppano soluzioni informatiche, istituzioni che conservano, istituzioni che tutelano, ricercatori e professionisti che guidano i processi di trasformazione digitale).

I soggetti produttori di patrimoni digitali sembrano invece ancora lontani e disattenti, spesso confusi, sia nel caso delle imprese, sia nel caso delle pubbliche amministrazioni nonostante gli obblighi crescenti (ma non forse non abbastanza sanzionati) previsti dalla normativa.

Basterebbe far riferimento agli articoli 43, comma 1-bis del Codice dell’amministrazione digitale e 44 comma 1-bis per prendere atto che la normativa ha creato un sistema di responsabilità precise e rilevanti a carico delle amministrazioni.

Da un lato, infatti, è cessato l’obbligo di conservazione, in capo ai cittadini e alle imprese, del documento informatico già conservato per legge dalla pubblica amministrazione (articolo 43), dall’altro è previsto che almeno una volta all’anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provveda a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi, allargando (almeno sulla carta) la quantità della documentazione destinata a essere gestita molto precocemente (nella fase ancora attiva) con sistemi e ambienti di conservazione.

Un impegno che dobbiamo assumerci (come ricercatori, esperti del settore, professionisti impegnati in questo campo) è quello di elencare gli interrogativi concreti che meritano una o più risposte altrettanto concrete, come del resto ci chiedono coloro che, sempre più numerosi, partecipano ai webinar e agli incontri informativi organizzati in questi mesi. In attesa di definire questa lista, rimane la domanda di fondo presente nel titolo di questo intervento e del workshop torinese: perché e per chi conservare? Quali sono gli utenti reali che il legislatore aveva in mente nel momento in cui ha costruito un sistema così complesso, costoso e articolato di conservazione? Come affrontare il nodo della sostenibilità organizzativa e come assicurare controlli di qualità che non siano solo formali e legati alla sicurezza informatica?